¿Cómo sincronizar tu agenda y calendario de Google Apps con Outlook?
Microsoft Outlook es, quizás, uno de los clientes de correo electrónico más utilizados en el ámbito empresarial. Son muchos los profesionales que usan, a diario, Outlook para gestionar su correo electrónico, su agenda de contactos o sus calendarios (con citas o reuniones); sin embargo, con la adopción de servicios en la nube como los que ofrece Google a las empresas (Google Apps), el uso de clientes de escritorio se solapa con los potentes clientes web que ofrecen estos servicios.
Si el salto a Google Apps te parece demasiado abrupto y prefieres seguir usando Microsoft Outlook como cliente de correo, gestor de contactos y calendarios; existe la posibilidad de sincronizar la información de Google Apps sin que esto sea extremadamente complicado. Google Apps Sync for Microsoft Outlook es el nombre del plugin para Outlook que Google ha desarrollado, precisamente, para tender un puente entre Google Apps y el tradicional cliente de correo electrónico de escritorio de Microsoft.
Alternativas a los clientes de correo tradicionales
Utilizamos el correo electrónico a diario, tanto para comunicarnos con nuestros amigos y familiares como para hacerlo con nuestros superiores o compañeros de trabajo. El e-mail es una herramienta sencilla y muy versátil, y gracias a ello ha logrado llegar hasta nuestros días. Sin embargo, los clientes de correo han evolucionado poco con los años. Hasta hace poco, claro, ya que han surgido clientes de correo alternativos que mejoran con creces el funcionamiento de un cliente al uso añadiendo nuevas funciones y reinventando así el correo electrónico.
La nueva generación de clientes de correo alternativos se desmarca de los clientes tradicionales en que están enfocados en ser usados el menor tiempo posible. Me explico. Hoy en día, el principal problema al leer tu correo es recibir cientos de mensajes, por lo que tienes que priorizar cuáles vas a leer y cuáles no. Pues bien, los clientes de correo más recientes hacen ese trabajo por ti, priorizando los mensajes importantes.
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Boxer (iOS): Empezamos con este cliente de correo alternativo compatible con Microsoft Exchange, Gmail, Yahoo, iCloud y Outlook/Hotmail. ¿Qué lo hace especial? Principalmente, su funcionamiento con gestos. Al deslizar el dedo por la pantalla, aparecerán las opciones necesarias en ese momento, como archivar, eliminar o marcar como spam. Así ahorrarás tiempo para seguir leyendo mensajes. Otra opción interesante es la integración de Dropbox, que te permite adjuntar imágenes o cualquier otro tipo de archivo sin depender de las limitaciones de tu cuenta de correo electrónico. A esto hay que añadir la función de lista de tareas que convierte los mensajes en tareas o acciones a realizar.
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Mailbox (iOS): De esta aplicación se ha hablado mucho, ya que causó mucha expectación cuando se anunció. Como en el caso de Boxer, Mailbox convierte tus mensajes en tareas o acciones. Para ello ofrece un sistema de notificaciones para recordar un mensaje en un momento del día o de la semana. Consecuencia de este sistema, conseguirás que tu bandeja de entrada esté siempre a cero, algo difícil de conseguir actualmente.
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Mail Pilot (iOS / Mac en breve): A camino entre Boxer y Mailbox, Mail Pilot también se enfoca en vaciar tu bandeja de entrada. ¿Cómo lo hace? En primer lugar, usando listas para dividir los mensajes y así procesarlos mejor en forma de listas de tareas. En segundo lugar, puedes redirigir los mensajes para volverlos a ver cuando realmente necesites leerlos.
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Postbox (Windows / Mac): Más tradicional que los anteriores, Postbox apuesta por el minimalismo. Este cliente de correo electrónico recuerda mucho a otros similares, como Mail en OS X o Thunderbird. Sin embargo, Postbox ofrece sorpresas propias, como un práctico buscador integrado, etiquetado de mensajes, visor integrado para acceder a todo el contenido adjunto de un vistazos e integración con redes sociales como Facebook, Twitter o Linkedin.
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Inky (Windows / Mac): Para terminar, uno de los clientes de correo electrónico alternativos más pequeño que encontrarás, una joya del diseño que te servirá para procesar tu correo en el mínimo espacio posible. Entre otras cosas, organiza tu correo por prioridad y integra redes sociales.
Yahoo! reseteará las cuentas que estén inactivas durante un año
En servicios de correo electrónico que llevan mucho tiempo funcionando, por ejemplo Google o Yahoo!; llega un momento en el que es complicado proceder a un nuevo alta y conseguir a la primera que el identificador de usuario que tenemos en mente sea válido porque, realmente, esté disponible. Los mejores identificadores de usuario están ya reservados desde hace mucho tiempo y tras múltiples ajustes y variaciones no nos queda otro remedo que usar algún símbolo o unos números para ver si así podemos proceder al alta. El Yahoo! de Marissa Mayer ha decidido poner en circulación aquellos identificadores de cuentas que están inactivas y, con esta idea,se liberarán los identificadores de las cuentas que lleven inactivas durante un año.
¿Qué quiere decir esto? ¿Hay que temer a Yahoo? La medida hay que tomársela con cierta cautela pero no creo que debamos ignorarla ni nada por el estilo. La fórmula es simple, si tenemos una cuenta en Yahoo! que lleve un año sin haberse utilizado (no haber entrado en ningún servicio de Yahoo! usando la cuenta), el identificador de la misma pasaría a estar disponible y si alguien hubiese solicitado nuestro ID, Yahoo! pasaría a dárselo.
La decisión de Yahoo! entrará en vigor a partir del próximo 15 de julio y, al mes siguiente (el 15 de agosto) los usuarios que hubiesen demandado nuevos identificadores (algo más cortos y sin los números añadidos para poder proceder al alta) podrían ver satisfechas sus demandas automáticamente si Yahoo! detecta que el ID solicitado se ha quedado libre tras la purga de cuentas inactivas.
Evidentemente, si llevamos alrededor de un año sin usar nuestra cuenta en Yahoo! pero no queremos perderla, lo que tendremos que hacer es usar nuestro ID de Yahoo! antes del 15 de julio en algunos de los servicios que la compañía ofrece. Es decir, su nos conectamos a Yahoo! Mail o a Flickr con nuestra cuenta de Yahoo! antes del 15 de julio, las credenciales de nuestras cuentas no sufrirán peligro alguno pero, si no lo hacemos, podríamos perder parte de nuestra identidad digital.
Particularmente, la medida me parece acertada y es una manera de luchar contra las cuenta falsas y las cuentas inactivas; esas cuentas que se usan solamente una vez para un registro o que, realmente, no llegan al rango e cuentas secundarias. La medida, realmente, estará disponible en agosto así que habrá que ver qué identificadores de Yahoo! se quedan libres y cómo poder solicitarlos.
Cómo redes sociales y servicios se cierran para controlar más su ecosistema
Estamos en un mundo de servicios fragmentados. Empresas que crean increíbles productos, con tantas opciones y posibilidades, con tanto donde elegir, que es muy fácil que al día seas capaz de usar diferentes servicios de diferentes empresas que luchan por ser tu centro de atención.
Por ejemplo, puedes estar usando un terminal Android con una cuenta de Outlook, mientras usas Flickr para subir fotos realizadas con tu móvil a tu galería, Facebook, Twitter y Tumblr. Boom. Esto lo hacemos casi todos los días, si no todos.
El problema de usar tantos servicios por millones de personas es que estas empresas han crecido tanto que tienen la posibilidad de crear su propio ecosistema cerrado. Sí, ecosistema, esta palabra vas a empezar a odiarla. Por desgracia, en las empresas de internet se ha llegado al punto en el que el llamado “experiencia de usuario” prima por encima de todo. ¿El problema? Que muchas de ellas se esconden en la experiencia para cerrarse más y más.
Gmail y cierre de protocolos
Google tiene uno de los servicios de email más usados del mundo. Gmail es una increíble aplicación y un servicio que durante años ha demostrado ser la mejor solución del webmail. Pero ahora nos encontramos con que están cerrándose a sus productos. Aunque Gmail integra protocolos abiertos para que otras plataformas puedan conectarse (IMAP, por ejemplo), la mejor experiencia la consigues sólo si usas su aplicación en iOS o en Android.
iOS y Windows Phone tienen buenos gestores de correos que funcionan con protocolos que se han convertido con los años en estándares. Aun así ahora si usas Gmail en iOS no podrás tener correo push. En Windows 8 podías conectar una cuenta de Google y tu correo, calendario y agenda se sincronizaban, ahora tienes que configurar servicio a servicio y aunque Google y Microsoft están colaborando, la historia no terminará aquí.
¿Consigues tener la mejor experiencia usando las aplicaciones de Google? Sí, de esto no hay duda, pero al mismo tiempo se degrada usando otras aplicaciones.
Twitter y su API
Otro de los ejemplos que más han dado que hablar es Twitter. Esta red social inicialmente abrió su API para que cualquier desarrollador crease una aplicación y poder publicar y leer contenido de Twitter. Pero cambios en las reglas de la API durante 2012 provocaron que se pusiesen límites al acceso de usuarios. Esto provocó que aplicaciones muy famosas tuviesen que parar su desarrollo o buscar soluciones monetarias para pagar a Twitter y tener más accesos de usuarios.
Esta táctica es común. Twitter lo que quiere es poco a poco cerrar su ecosistema de aplicaciones para poder usar su aplicación oficial y monetizarla con anunciantes. Están en su derecho, es una empresa privada que ofrece un servicio gratuito pero que sirve anuncios, ¿nos convertimos en producto una vez se nos muestra anuncios? ¿Obtenemos derechos sobre la plataforma porque se nos está usando para vender publicidad?
Cony escribió hace casi un año acerca de este tema cuando Twitter acabó con la colaboración que mantenían con LinkedIn:
Lo cierto es que Twitter tiene una serie de guías sobre cómo usar las APIs que no se limitan a reglas técnicas, sino que indican que los desarrolladores no deberían “crear aplicaciones cliente que imiten o reproduzcan la experiencia del cliente de Twitter”. Esto dejaría afuera a una multitud de clientes que replican la experiencia de Twitter y que existen actualmente.
Facebook es la mayor red social del mundo y además de ello, su sistema para registrarse en otros sitios gracias a su botón que puedes observar en muchas webs. Pero además muchas otras aplicaciones usan Facebook para encontrar amigos en común registrados o para directamente invitarlos.
La aplicación Path se encontró con un gran problema cuando Facebook bloqueó su acceso a la API para encontrar contactos en común, pero no al acceso para registrarse en la aplicación.
Aunque este movimiento se comentó que se motivó por problemas de spam por parte de Path, podemos comprobar como hay una mano dura en algunos servicios para dar acceso a su API y, como en este caso, encontrar más usuarios conocidos.
¿Enfoque o control?
Si nos ponemos en la piel de las personas que están desarrollando y dirigiendo cualquier gran servicio, es evidente que sería una decisión fácil el cerrar o tener más control con lo que otras aplicaciones, servicios o empresas pueden hacer con sus datos y los de sus usuarios. Pero podemos comprobar como en ocasiones las decisiones más llamativas son motivadas por un “enfoque” o por una “mejora de la experiencia” para el usuario.
Lo malo no es que estos servicios se cierren, lo malo es que como usuarios no tenemos una forma de protestar y convencer que el giro que muchos están dando es erróneo. ¿Podemos pedir tal cosa simplemente porque es “gratuito”? ¿Nos convertimos en producto porque consumimos sus servicios y sus anuncios? Podemos quejarnos mediante campañas, hashtags, envio de correos electrónicos o incluso abandonando el servicio, que aun así parece que ninguna de las redes sociales que protagonizase alguno de estos incidentes parece inmutarse. ¿Tan indefensos estamos?
Foto: darwinbell (Flickr)
Cómo activar la nueva bandeja de entrada en Gmail
Ya es posible activar el nuevo diseño de Gmail en la versión para escritorio, el cual incorpora las nuevas pestañas para ofrecernos más orden y facilidad de limpiar nuestras bandejas de entrada.
Hace un par de días Google anunció un nuevo diseño de Gmail que llegaría próximamente tanto a nuestros correos en su versión de escritorio como en sus aplicaciones para dispositivos móviles iOS y Android. Aunque no anunciaron la fecha exacta de su llegada al escritorio, que anunciaron sería “en los próximos días”, desde ahora mismo es posible activar el nuevo Gmail, siguiendo algunos pasos realmente sencillos.
Primeramente debemos recordar que al activar el nuevo Gmail nos encontraremos con la nueva división por pestañas de la bandeja de entrada, que nos permitirá ver nuestros correos recibidos catalogados como “Principal”, “Social”, “Promociones”, “Actualizaciones” y “Foros”, cada una de estas dirigida a mostrarnos sólo los correos que necesitamos leer, lo que facilitará sin duda digerir esos Inbox llenos de docenas de correos que muchos tenemos.
Si bien el diseño aún no llega a Android ni a iOS, podemos activarlo y comenzar a usarlo ya mismo desde el escritorio, siguiendo una lista de pasos de lo más sencilla. Recordemos que el cambio a esta modalidad no es obligatorio, pero personalmente, este nuevo diseño se me ha hecho bastante útil.
Pasos para activar el nuevo Gmail
Lo primero que debemos hacer es acceder a nuestro correo electrónico Gmail desde cualquier navegador web. Al ver nuestra bandeja de entrada nos dirigimos en la parte superior derecha al botón con forma de engranaje, y al aparecer el menú desplegable, debemos seleccionar la opción que indica Configurar Recibidos.
Luego de esto, en la ventana que aparecerá debemos seleccionar las pestañas que queremos visualizar en nuestra bandeja de entrada.
Al presionar el botón para guardar los cambios, ya habremos activado el nuevo diseño de la bandeja de entrada de Gmail. Luego de esto, nos aparecerá una ventana que nos dará la bienvenida y nos mostrará un pequeño recorrido por esta nueva característica que promete hacer mucho más fácil el uso de nuestro correo electrónico, especialmente para quienes cada día recibimos muchos correos.
Para finalizar lo más recomendable es pasearnos y experimentar un poco con el nuevo diseño del Inbox, que en lo personal me ha encantado y sin duda facilita la forma en la que diariamente intento llegar a ese anhelado Inbox 0, aunque pienso que le hace falta una notificación a cada pestaña que indique cuál de ellas es la que tiene nuevos correos pendientes. Por otro lado, es posible arrastrar los correos de una pestaña a otra, con lo cual Gmail aprenderá de dónde debe ubicar los correos similares a ese de ahora en adelante.
Y usted querido lector, ¿ha probado el nuevo Gmail? ¿qué le parece?
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