Diez trucos para exprimir al máximo Evernote
Hace unos días os hablábamos de las novedades que Evernote había introducido en sus distintas aplicaciones tras la pasada “Conferencia anual”. Hoy queremos aprovechar esa percha para contaros algunos trucos con los que podéis sacar el máximo partido a esta estupenda aplicación de productividad personal y empresarial.
Protege tu información confidencial con contraseña
Evernote no permite de momento proteger una nota individual con contraseña. Lo que sí permite en cambio, es encriptar el texto de nuestras notas. Para conseguirlo todo lo que tenemos que hacer es seleccionar el texto que queremos proteger, pulsar el botón derecho de nuestro ratón y seleccionar la opción “Encriptar Texto Seleccionado”.
A partir de aquí podremos escoger una contraseña y si tenemos en cuenta que Evernote permite la autenticación en dos pasos, sería realmente complicado que alguien pudiera acceder a nuestra información protegida.
Crea una bandeja de entrada automatizada (Windows)
La mayoría de los usuarios utilizan Evernote para almacenar sus archivos PDF, facturas, tickets y otra información digitalizada. Normalmente esta tarea la suelen llevar a cabo de forma manual, creando una nueva nota y añadiendo el archivo que quieren adjuntar.
La versión de Windows del programa permite automatizar esta tarea, asignando un directorio en nuestro disco duro para tal efecto. De esta forma todos los documentos que guardemos en dicho directorio, serán escaneados e incorporados de forma automática a Evernote cada vez que abramos la aplicación.
Para determinar el directorio que nos interesa que actúe como nuestra bandeja de entrada seleccionaremos la opción “Importar carpetas…” en el menú Herramientas.
Mantener libretas locales
Una de las grandes ventajas de Evernote es que nos permite sincronizar nuestra información entre todo tipo de dispositivos. Sin embargo en ocasiones puede que no nos interese subir a la nube determinados documentos, especialmente sin son de gran tamaño o sólo los vamos a consultar en una localización determinada (por ejemplo en nuestro trabajo).
Esto no quiere decir que tengamos que renunciar a la potencia de Evernote a la hora de indexar y gestionar nuestros archivos. Basta que nos limitemos a crear una libreta “local” en vez de la clásica “sincronizada”.
Crea accesos directos a una Nota (Mac)
Si trabajamos de forma habitual con una nota en concreto, puede resultarnos atractiva la idea de tener dicha nota siempre a mano, sin necesidad incluso de tener que abrir Evernote. En este sentido, gracias a un pequeño Apple Script, podremos crear accesos directos a notas desde nuestro escritorio.
Para ello abriremos un documento de texto en blanco y escribiremos el siguiente código:
tell application id "com.evernote.Evernote"
--- Cambiar el nombre "NotebookName" por el nombre de la libreta
set notebookName to "NotebookName"
--- Cambiar el nombre "Notetitle" por el nombre de la nota que queremos enlazar
set matchingNotes to find notes ("intitle:NoteTitle")
set matchingNote to item 1 of matchingNotes
open note window with matchingNote
activate
end tell
Guardaremos este documento con una extensión .scpt en nuestro escritorio. Cuando hagamos doble clic sobre el mismo se abrirá directamente la nota que nos interesa.
Buscar texto dentro de las imágenes
Evernote incluye el reconocimiento OCR de texto dentro de las imágenes, de modo que una fotografía que tomemos de un documento cuenta como fuente de entrada tanto de imagen, como de texto para la popular aplicación.
Un truco para encontrar las imágenes que tienen texto “para leer” consiste incluir en la barra de búsquedas recoType:picture para ver las imágenes susceptibles de tener texto o recoType:handwritten si lo que queremos es que encuentre esas imágenes que tienen anotaciones realizadas a mano, como por ejemplo un post-it.
Uso de tags anidadas
Las tags o etiquetas pueden convertirse en nuestras mejores aliadas a la hora de localizar rápidamente la información que nos interesa. Para facilitar aún más la búsqueda de forma jerárquica, Evernote permite el uso de tags anidadas, es decir tags secundarias que dependen de una principal.
Para gestionar nuestras etiquetas, basta navegar entre las que hemos creado en la propia pestaña de etiquetas. Para anidarlas, bastará que arrastremos las que queremos anidar sobre la etiqueta principal.
Búsquedas avanzadas
Evernote tiene un buen motor de búsqueda, que suele ofrecernos lo que buscamos al introducir unos pocos términos en su caja de búsquedas. Sin embargo cuando almacenamos muchas notas o simplemente cuando queremos ser más precisos en la búsqueda, podemos echar mano de una serie de comandos que nos van a permitir encontrar exactamente lo que buscamos.
En nuestro artículo “Conviértete en un As de las búsquedas en Evernote” os motramos cómo exprimir al máximo este motor de búsqueda.
Integra Evernote en tu correo electrónico
Cada usuario de Evernote tiene además de su cuenta de usuario, una dirección de correo electrónico única que se asocia con su cuenta. Esta dirección de correo electrónico puede ser utilizada como destinatario al que re-enviar los e-mails que recibimos en nuestra cuenta y queremos conservar en Evernote.
Para saber cuál es la dirección de correo electrónico a la que debeos enviar los mensajes, bastará que pulsemos sobre el menú “Evernote”, opción “Información de cuenta”. En la parte inferior del cuadro desplegable se nos mostrará la dirección de e-mail que debemos emplear.
Convierte tus correos electrónico en recordatorios
En su versión 5.0 Evernote permitía a sus usuarios convertir sus notas en recordatorios, creando un sistema de alarmas que nos ayudan a rescatar la información que necesitamos,cuando nos interesa. Lo que muchos usuarios no sabes es que también es posible crear recordatorios desde nuestra bandeja de correo electrónico.
Para ello al reenviar un mensaje (como hemos visto en el punto anterior), añadiremos en el campo “Asunto” del mismo un símbolo de exclamación ! seguido de la fecha (utilizando el formato americano Años/mes/día) en la que queremos que se nos notifique el recordatorio. Un ejemplo podría ser el siguiente:
Asunto: Recoger la ropa de la tintorería !2014/11/01
Editar archivos adjuntos
Finalmente, otra de las ventajas de integrar Evernote en nuestro correo electrónico es la facilidad con la que podemos editar los archivos adjuntos. Al hacer doble clic sobre el archivo correspondiente, se abrirá la aplicación con la que por defecto se puede editar dicho archivo. Una vez introducidos y salvados los cambios, se verán reflejados en nuestra nota Evernote, sin necesidad de guardar los documentos en ningún otro sitio.
Cuadernos digitales: las mejores aplicaciones para tomar notas en clase
Está terminando el verano, y aunque por las partes del sur del mundo ya nos empezamos a volver a acostumbrar al calor, en España llegó el momento de la vuelta al cole. Por eso, hoy vamos a repasar algunoscuadernos digitales que nos vendrán a manos para tomar apuntes en clase o, por otro lado, también digitalizar los apuntes que ya tengamos. Algunas de estas aplicaciones las hemos mencionado anteriormente en Bitelia, como por ejemplo, Evernote y su copiosa suite de mini aplicaciones, pero las estaremos viendo bajo una luz diferente.
Estos interesantes cuadernos digitales llevan un poco más allá el concepto del “anotador” para brindarnos, entre otras cosas, sincronización entre varios dispositivos, colaboración con otros usuarios, subida de imágenes y de audio, recordatorios, y mucho más. Y, claro está, si estamos en clase podemos usarlas para tomar nota de lo que dice el profesor. Personalmente, soy un poco más old school y prefiero tomar mis notas en papel para luego digitalizarlas. Para estos, también tenemos algunas aplicaciones seleccionadas. Sin más, veamos qué tienen para ofrecernos estos cuadernos digitales en el momento de volver a clase.
Evernote
Comenzamos esta lista con el rey de las aplicaciones para tomar notas en la nube. Se trata de Evernote, y prácticamente nos permite hacer de todo dentro de la aplicación. Es una de las mejores compañeras para los estudiantes. Tiene aplicaciones para Windows, Mac, Android, iOS, y hasta WebOS, además de ser estable. Ofrece una buena cantidad de almacenamiento, y también nos permite sincronizar entre diferentes plataformas. Es decir, las notas que tomamos desde la computadora aparecerán inmediatamente (dependiendo de la conexión) en nuestro móvil o tableta, y viceversa, dándonos más versatilidad a la hora de tomar notas en clase. No solamente vamos a poder tomar notas, sino que también vamos a poder organizarlas, etiquetarlas, convertirlas en listas de tareas, recordatorios, y más. Las notas se pueden compartir con nuestros compañeros y colegas dependiendo de la asignatura. Finalmente, también está acompañada por una gran cantidad de aplicaciones para aprovecharla al máximo. Una de ellas, la destacaremos a continuación.
Penultimate
Hablábamos en las primeras líneas de este post sobre el gusto que todavía sentimos al escribir a mano nuestras notas. Si tenemos una tableta digitalizadora o si simplemente nos gusta escribir a mano, Penultimate es una aplicación para Evernote que nos permite tomar nuestros propios apuntes con las manos. Penultimate es la aplicación más usada para escribir a mano de manera digital alrededor del mundo, y un perfecto complemento para Evernote. Mientras que el iPad se convierte cada vez más en una excelente alternativa para el aula, Penultimate permite escribir en “papel” en su pantalla. Así podemos guardar anotaciones, dibujos, y fotografías, todo se puede compartir fácilmente. Usando la llamada “tinta de gel” sobre la pantalla del iPad, vamos a poder usar colores, agregar formato, y más, para poder compartir. También se puede organizar de la misma forma que las notas de Evernote, en carpetas o a través de diferentes etiquetas.
Notesy
Si bien nuestro favorito es Evernote, no podemos negar que en la red tenemos otras opciones. Algunos no querrán tener un anotador digital tan abultado como Evernote, con una importante cantidad de funcionalidades. Quienes prefieran una alternativa quizás un poco más minimalista encontrarán en Notesy un buen aliado. ¿Cuál es entonces su valor diferencial? Su sincronización con uno de los servicios de almacenamiento en la nube más importantes, Dropbox. Esto quiere decir que todas nuestras notas las podemos guardar en Dropbox, para tenerlas en diferentes dispositivos, así como también compartir con otros usuarios. Notesy está disponible para iPhone, iPad y iPod Touch, con lo que no tenemos demasiadas alternativas desde el escritorio, pero nos ahorra tener que llevarnos la computadora a clase. En Dropbox, los archivos son guardados como texto simple, con lo que podemos abrirlo desde cualquier aplicación que lo soporte cuando estamos en un ordenador. Si bien vamos a perder opciones de formato para destacar con negrita o con cursiva, es muy práctico gracias a esta simbiosis con Dropbox.
Draft
Un buen cuaderno digital para nuestra computadora, por otro lado, puede ser Draft. Hemos hablado en otras oportunidades sobre esta herramienta, que funciona como una extensión de Google Chrome, gracias a su soporte en varios formatos y la posibilidad de escribir sin demasiadas distracciones. Draft nos permite escribir correos electrónicos y tomar notas de forma sencilla desde el navegador. Si bien para un estudiante puede ser peligroso (son tantas las distracciones que podemos encontrar en la web), sí es una buena forma de anotar al mismo tiempo que consultamos fuentes en la web, por ejemplo. Además, es gratuito y muy simple de usar, apretando un botón en la barra de Chrome ya estamos listos para escribir.
Springpad
Repitiendo la temática de los cuadernos digitales en la web, Springpad es también una de las mejores aplicaciones para estudiantes. Se trata de un anotador web que nos conquista gracias a una interfaz bella y práctica. El valor diferencial de Springpad está en las categorías, y sabemos que para los estudiantes la organización es algo fundamental. Con esta herramienta podemos crear cuadernos de determinadas cosas, así, por ejemplo, podemos delimitar entre diferentes asignaturas. Pero también podemos guardar fotos, y compartir un cuaderno con otros usuarios. También cuenta con un web clipper para guardar directamente desde internet, y un buscador de información para nuestra tarea.
Google Keep
Si bien en su momento concluimos que Evernote es y seguirá siendo mejor que Google Keep, no podemos negar que el anotador de Google en la nube es una buena idea para los estudiantes. Un poco más sencillo, pero aún así poderoso, tiene aplicaciones para Android y de escritorio que se sincronizan entre sí para tener nuestra información en todas partes. También nos permite crear listas, y claro está, tomar anotaciones, que se pueden compartir. La facilidad de la aplicación es que si bien no todos los estudiantes tienen una cuenta en Evernote o en Dropbox, lo más seguro es que tienen una cuenta en Google gracias a un mail en Gmail. En este sentido, es más fácil coordinar un trabajo en equipo desde Google Keep.
One Note
Microsoft tampoco podia ser menos, y presentó One Note como una alternativa a Evernote y Google Keep. Si bien surgió como una funcionalidad en el interior de Office, finalmente se transformó en una aplicación con nombre propio. ¿Qué es lo que podemos hacer con ella? Se trata básicamente de una herramienta para tomar notas que se sincroniza automáticamente, y en cuanto a interfaz no se diferencia demasiado de Word o de los procesadores de texto desarrollados por Microsoft. Tiene limitaciones, claro está, pero para aquellos que quieran quedarse dentro de un entorno más familiar será una buena idea.
Simplenote
Si queremos un anotador en la red que tampoco presente demasiadas complicaciones, Simplenote es todo lo que su nombre indica. Muy simple de usar, y minimalista, no tiene demasiadas funcionalidades más allá de la posibilidad de tomar notas, y en este sentido es un excelente cuaderno digital. Podríamos pensar en Simplenote como en una versión más limpia de Evernote: también vamos a poder usar etiquetas para organizarnos, buscar entre las revisiones de las historias, y más. Además, también tiene una serie de aplicaciones para sincronizar nuestras notas entre diferentes dispositivos.
Catch Notes
Otro cuaderno digital que nos conquista por su minimalismo en Catch Notes. La idea detrás de esta aplicación para iOS es que podamos compartir una idea rápidamente. Es particularmente ideal para cuando estamos haciendo un trabajo en equipo y necesitamos compartir con nuestros compañeros nuestros pensamientos. También podemos adjuntar otras cosas, como por ejemplo, fotografías, y todo se hace rápidamente. Lo bueno de Catch Notes es que también tiene una versión web desde la que podemos acceder a todo el contenido que hayamos subido desde el teléfono.
WorkFlowy
Finalmente, cerramos nuestra selección de cuadernos digitales con WorkFlowy, que además de permitirnos tomar notas nos deja armar listas. Este es su “truco”, por así decirlo, y considerando que algunas personas prefieren tomar notas en forma de listas en lugar de párrafos, es una buena alternativa. La desventaja, sin embargo, es que solamente la vamos a poder usar desde el iPhone, y no sabemos si será una buena idea estar tomando notas desde el teléfono todo el tiempo. Sin embargo, para comunicar ideas con nuestros compañeros sí puede ser práctica (o cuando nos olvidamos del cuaderno en casa).
FileMaker anuncia el cierre de Bento, ¿qué alternativas podemos encontrar?
FileMaker ha anunciado el cierre de Bento, la popular aplicación para crear bases de datos, para centrarse en su línea más profesional: FileMaker Pro. Bento estará disponible hasta el 30 de septiembre, pero después ¿qué alternativas podemos encontrar a este software?
Una mala noticia para el ecosistema de aplicaciones, FileMaker ha anunciado hace unas horas el cierre de Bento, tanto para iOS como OS X. La aplicación para crear bases de datos de forma sencilla y enfocada para usuarios no profesionales estará disponible en la App Store, Mac App Store y Filemaker Store hasta el 30 de septiembre; y el soporte técnico de Bentoterminará definitivamente el 30 de julio de 2014, aunque cabe la posibilidad de que lo prolonguen.
Con el cierre de Bento la compañía pretende centrar sus recursos en su línea de productos más profesionales:FileMaker Pro. Los propios desarrolladores ofrecen FileMaker Pro 12 como alternativa, aunque dejan claro que existen importantes diferencias que no complacerán a todos los públicos, como falta de integración con contactos o sincronización con iOS a través de Wi-Fi. También comentan que existe una herramienta para la migración de datos entre ambas aplicaciones, lo cual facilitará el cambio.
Alternativas a Bento
Aunque en mi experiencia Bento siempre ha arrastrado problemas en la sincronización de bases de datos entre iOS y OS X, lo cierto es que era posiblemente la mejor alternativa para el usuario medio. Menos potente que FileMaker Pro, pero suficiente para la mayoría de usuarios. Tras el anuncio del cierre de Bento puede ser un buen momento para comenzar a explorar alternativas disponibles:
- FileMaker Pro: la aplicación de ámbito profesional desarrollada por la misma empresa. Considerablemente más potente (y caro) que Bento es probablemente la mejor alternativa para los usuarios exigentes, aunque sería interesante echar un vistazo a las diferencias entre ambas aplicaciones. Además, la compañía posee una herramienta para migrar nuestros datos y poseen aplicaciones para iPhone y iPad: FileMaker Go.
- Delicious Library: uno de los clásicos de OS X que se renovó hace pocos meses para traernos su tercera versión, con una interfaz más moderna y aspectos sociales. En mi opinión es la alternativa más similar a Bento, sencilla de usar, no es excesivamente cara y será suficiente para el usuario medio. Otro aspecto interesante es que podremos descargar una aplicación gratuita en iOS con la que añadir contenido a nuestro catálogo. El buen uso que hace de los metadatos la convierte en la mejor alternativa para catalogar nuestras colecciones digitales de música, películas o aplicaciones.
- Ember: hace escasamente una semana que está disponible de forma oficial, y en AppleWeblog ya realizamos un análisis en profundidad. Existe una importante diferencia con Ember, y es que su objetivo no es crear bases de datos, si no guardar y organizar aquellas cosas que nos inspiran. Por tanto, será la mejor opción para diseñadores, pero encontraremos menos funciones disponibles para catalogar el contenido.
- Evernote: nuestra libreta virtual y el mejor complemento para nuestra memoria. Aunque ser una base de datos no es el principal objetivo de Evernote, para aquellos que no necesiten un uso intensivo de las bases de datos pueden utilizarla como solución. Podemos crear libretas a modo de colecciones y etiquetas para categorizar las notas. Ser multiplataforma y gratuita son dos buenas ventajas, muy a tener en cuenta si no tenemos muchas exigencias.
Google Keep ya es oficial
Google ha lanzado Keep, una aplicación integrada en Google Drive que nos ayudará a recordar momentos, fotos o textos importantes y que supone una dura competencia para servicios como Evernote
Google Keep acaba de aparecer de forma oficial y ya podemos probarlo. Google Keep es una aplicación para tomar notas al estilo Evernote, en la que podremos guardar todo lo que necesitamos recordar. En ella podremos guardar nuestras ideas, fotos, listas y lo que necesitamos tener en cuenta para más adelante. Además se integra en Google Drive con lo que no tendremos problemas de sincronización si cambiamos de dispositivo. también viene con la aplicación de Android obligatoria.
La idea es la misma que ya podemos ver en otras aplicaciones como Evernote o Wunderlist y me gustará ver que tipo de competencia les plantea y como les afecta. Es un repositorio en el que organizar toda aquella información que necesitamos recordar pero que no sabemos donde apuntar. Podemos incluir listas, textos o imagenes en cada nota. Estas las podremos ordenar como queramos y las tendremos presentes con una presentación muy visual.
Una de las características importantes es que se integra con Google Drive con la ventaja de tener disponible todo el espacio que Google nos da. La sincronización entre dispositivos se hace de manera instantánea y si tenemos un móvil Android (solo modelos con ICS 4.0 o superior) nos podremos bajar la aplicación y tendremos todo nuestro contenido disponible. Además incluye la posibilidad de anotar texto con nuestra voz y para dispositivos que funcionen con Android 4.2 o superior encontramos un widget de pantalla de bloqueo con el que introducir las notas rápidamente.
La aplicación tiene un diseño muy minimalista, limpio y colorido y esperemos que no suponga la desaparición de otros servicios que quizás no puedan ofrecer la sincronización gratuita que puede dar Google con toda su infraestructura detrás.
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